Wat is Bureau Toezicht Wwft (BTWwft) en wat doen ze tijdens een toezichtonderzoek (audit)?

Introductie

Bureau Toezicht Wwft heeft de wettelijke taak om te controleren op de uitvoer en navolging van de Wwft. Tijdens een toezichtonderzoek (audit) controleren zij de processen en administratie. 

• BTWwft heeft wettelijke bevoegdheden zoals beschreven in de Wwft en de Algemene wet bestuursrecht om informatie op te vragen en zakelijke gegevens te inspecteren.

• Focusgebieden omvatten onder andere makelaars in onroerend goed, verhuurmakelaars voor woningen met maandelijkse huren van €10.000 of meer, en taxateurs van onroerend goed.

• Niet-samenwerking kan leiden tot handhavingsmaatregelen, waaronder boetes of dwangsommen.

Onderzoeken worden uitgevoerd door personeel van BTWwft, meestal aangekondigd via de telefoon of brief, en omvatten specifieke perioden en verplichtingen, zoals een interview en het aanleveren van documenten en cliëntendossiers waarop BTWwft kan beoordelen of de juiste werkprocessen worden gevolgd. De makelaar moet meewerken aan het onderzoek en informatie geven.

Het onderzoek gaat over de periode waarin de makelaar verplichtingen had volgens de Wwft. De toezichtmedewerker kan vragen stellen over de bedrijfsvoering en de naleving van de voorschriften van de Wwft.

• Gevraagde documenten kunnen onder andere auditbestanden, facturen en cliëntendossiers bevatten.

• Documenten kunnen op verschillende manieren worden aangeleverd; via Belastingdienst Filetransfer (BFT), per e-mail of ter plekke opgehaald.

• Omdat documenten vertrouwelijke gegevens bevatten moeten deze goed beveiligd worden.

Zie Hoe lever je documentatie aan voor een BTWwft audit? voor een stappenplan hoe je de Vidua Identificatie en het Wwft-dossier kunt aanleveren aan BTWwwft.

De gegevens van de makelaar worden vertrouwelijk behandeld. De makelaar moet de gegevens veilig overdragen aan BTWwft. Om te voorkomen dat derden ongewenst toegang verkrijgen tot de financiële gegevens is aandacht nodig voor een veilige overdracht van de Auditfile(s) aan BTWwft. 

Na het onderzoek krijgt de makelaar een concept rapport. De makelaar kan reageren op het rapport. In voorkomende gevallen zal de toezichtmedewerker de inhoud van het concept rapport met de makelaar bespreken in een slotgesprek. De reactie van de makelaar wordt verwerkt in een definitief rapport. De makelaar hoeft het rapport niet goed te keuren. Dit betekent dat als de makelaar het eens is met de inhoud van het rapport, het niets hoeft te doen.

• Een conceptrapport wordt gedeeld met de makelaar voor feedback.

• Het definitieve rapport wordt verzonden en bedrijven hebben het recht het oneens te zijn, maar niet om goedkeuring te geven.

Handhaving

Als tijdens het onderzoek blijkt dat de makelaar de regels van de Wwft niet goed naleeft, gaat BTWwft over tot handhavend optreden. BTWwft kan verschillende handhavingsinstrumenten inzetten, zoals schriftelijke normoverdracht, een boete of een dwangsom.