Hoe lever je documentatie aan voor een BTWwft audit?

Introductie

Bureau Toezicht Wwft heeft de wettelijke taak om te controleren op de uitvoer en navolging van de Wwft. Tijdens een toezichtonderzoek (audit) controleren zij de processen en administratie.

Realworks heeft een stappenplan opgesteld voor hoe je de identificatie met Vidua en het cliëntenonderzoek met de Wwft-check kunt aanleveren aan Bureau Toezicht.

Leg aan BTWwft uit dat je je klanten controleert met behulp van de Wwft-check met Vidua Wonen.

• • Indien de auditor vraagt om de juridische onderbouwing hoe de Wwft-check voldoet aan de Wwft richtijn, overhandig dan een link naar het volgende document aan: Waar is de Move.nl Wwft-check vragenlijst op gebaseerd?

  • Dit betekent dat je deels je klanten controleert aan de hand van een automatische bronnencheck. Dit zijn de volgende bronnen:

    • Actieve sancties

    • Historische sancties

    • Wetshavingsinstanties

    • Politiek prominent persoon (PPP)/(PEP)

    • Insolventie vermeldingen (media)

    • Negatieve media

    • Financiële toezichthouder

    • Gediskwalificeerde bestuurder

    • Geografische risisco’s (Nationaliteit / Land van verblijf)

    • Centraal Insolventieregister (NL)

    • Curatele- en bewindregister (NL)

  • Daarnaast vraag je aan je klanten de volgende gegevens online uit:

    • NAW gegevens

    • Beroep en werkgever

    • Doel van aankoop

    • Samenstelling financiering

    • PEP/PPP 1e en 2e lijn

  • Geef aan dat je je klanten een zelfverklaring laat ondertekenen waarbij ze aangeven alles naar waarheid te hebben ingevuld. Dit onderteken ze met een digitaal gekwalificeerde handtekening.

• Leg uit dat je deze gegevens gebruikt om een risicobeoordeling vast te leggen over je klant, met daarbij eventueel aanvullend onderzoek. Dit leg je vast in je Wwft dossier in Realworks.

• Geef aan dat je Wwft-beleid gebaseerd is op een risicobeleid en lever dat aan.

  • Heb je nog geen risicobeleid? Maak dan gebruik van de NVM risicomatrix om deze op te stellen. Zie daarvoor ook onze invul hulp op: Waarom zou je de NVM Risicomatrix gebruiken als basis voor je risicobeleid?

• Wanneer tijdens een audit het nodig is om voor één of meerdere personen de wwft administratie te overhadigen, kan deze in Realworks teruggevonden worden. Open daarvoor het Wwft dossier van de klant. Toon en/of overhandig daarbij de gevraagde documentatie zoals:

  • Wwft-rapport

  • Aanvullend onderzoek

  • Risicobeoordeling

1 → Open de relatiekaart van de persoon waarvan je de VIdua online identificatie gevens wilt inzien, en klik op het Wwft dossier in het linkermenu:

2 → Het overzicht van het Wwft dossier opent zich. Dubbelklik op de juiste regel:

1.  → Wil je het Wwft-rapport laten zien? Klik dan op download

→ Toon aan dat je de risicobeoordeling hebt vastgelegd (bijvoorbeeld middels een screenshot)

→ Toon aan dat je evt. aanvullend onderzoek hebt vastgelegd in het opmerking en/of bijlage(n) veld (middels screenshot en/of downloads van de bijlage(n).

Leg aan BTWwft uit dat de administratie van identificatie met Vidua bestaat uit twee delen; alle identiteits- en verificatiegegevens van de persoon zoals verplicht vanuit de richtlijn worden opgeslagen bij Vidua. Een deel van de identiteits- en verificatiegegevens wordt ook opgeslagen in Realworks.

• • Indien de auditor vraagt om de juridische onderbouwing hoe Vidua voldoet aan de Wwft richtijn, overhandig dan Waarom voldoet Identificatie met Vidua aan de Wwft?

• Wanneer tijdens een audit het nodig is om voor één of meerdere personen de identiteitsadministratie te overhandigen, kan het deel dat alleen bij Vidua is opgeslagen worden opgevraagd. Dat kan, in het geval dat de identificatie heeft plaatsgevonden vóór augustus 2024, het geval zijn voor plaats en datum uitgifte van het gebruikte ID document. Lever daarvoor de volgende informatie bij Vidua aan:

  • Het PKIOverheid-certificaatnummer van de betrokken persoon of personen. Dit is het unieke nummer van de persoon en staat opgeslagen in Realworks onder “Vidua online Identificatie gegevens”. Volg de instructies van Vidua op Opvragen aanvullend bewijs voor Wwft-audit hoe vervolgens met dit PKIOverheids-cerfificaatnummer de aanvullende informatie te verkrijgen.

• Toon en/of overhandig aan BTWwft de identiteitsdocumentatie van Vidua (Plaats en Datum uitgifte ID) en Realworks (Voornamen/Roepnaam, Achternaam, Geboortedatum, ID nummer, ID soort, Nationaliteit, Geboorteplaats).

1 → Open de relatiekaart van de persoon waarvan je de Vidua online identificatie gegevens wilt inzien, en klik op het groene ID kaartje rechts boven:

2 → De Vidua online identificatie gegevens kaart opent, en daar zie je direct het PKIOverheid-certificaatnummer. 

3 → Wil je alle gegevens inzien, dubbel kilk dan op de regel