Hoe stel ik een afwezigheidsbericht (Out of Office) in?
Mick
Laatste update 8 maanden geleden
De Out of Office-functionaliteit in Realworks zorgt ervoor dat je automatisch een afwezigheidsmelding kunt instellen wanneer je op vakantie bent of parttime werkt. Deze melding wordt automatisch verstuurd naar iedereen die je een e-mail stuurt tijdens je afwezigheid.
Je kunt de Out of Office-functionaliteit op twee manieren bereiken:
Via Instellingen > Afwezigheid
Of door met de rechtermuisknop op je mailbox te klikken en te kiezen voor Afwezigheid
Er zijn twee typen:
1. Vakantie
Gebruik je bij afwezigheid van een bepaalde periode (bijv. vakantie).
Je stelt een startdatum en eventueel een einddatum in.
Je kan kiezen voor Geen einddatum, dan blijft de melding actief totdat je deze zelf uitschakelt.
Kies de juiste template of vul zelf het onderwerp en de tekst in.
Geschikt voor medewerkers die vaste parttime dagen werken.
Stel de datum en tijd in waarop je afwezig bent, hierbij is de dag waarop je de afwezigheid zet met de bijpassende tijd en interval/herhaling het belangrijkste.
Voorbeeld:
Ik stel mijn parttime-afwezigheid in op vrijdag van 13:00 uur tot 17:00 uur, met een herhaling om de 7 dagen. Op deze manier geef ik aan dat ik elke week op vrijdagmiddag afwezig ben, omdat ik een 36-urige werkweek heb.
Bepaal de herhaling, bijvoorbeeld elke 7 of 14 dagen.
Kies de juiste template of vul zelf het onderwerp en de tekst in.
Let op: Parttime functionaliteit zal zich blijven herhalen totdat je dit zelf verwijderd of inactief zet.
Let op: het is niet mogelijk om meerdere dagen in één keer in te stellen. Voor elke dag moet je apart een parttime-afwezigheid aanmaken.
Ja, je kunt meerdere parttime-meldingen tegelijk actief hebben.
Je beheert deze meldingen vanuit het overzichtsscherm.
Let op: een Vakantie-melding overschrijft altijd een actieve Parttime-melding.
Binnen de Out of Office-interface kun je eenvoudig al je afwezigheidsmeldingen beheren:
Bekijk binnen het overzicht alle bestaande meldingen (parttime en vakantie)
Zet meldingen actief of inactief met één klik
Maak nieuwe meldingen aan of verwijder bestaande meldingen
- Gebruik "Vakantie" voor tijdelijke of langere afwezigheid.
Gebruik "Parttime" voor terugkerende afwezigheidsmomenten (bijv. elke vrijdag).
Vakantie heeft voorrang op parttime.
Voor meerdere parttime dagen per week moet je meerdere regels aanmaken.
Indien out of office actief is, zie je dit achter je email adres staan bij Correspondentie → Email boxes.
Templates kunnen gebruikt worden binnen de out of office functionaliteit.