Werken met workflows en het instellen van workflows
Robin Kuip
Laatste update één maand geleden
Het Realworks pakket kan worden uitgebreid met een Workflowmodule. Een Workflow is een verzameling geautomatiseerde taken.
Voor 4 processen hebben we voorbeelden beschikbaar. Uiteindelijk is elke Workflow een stukje maatwerk dat aansluit bij je werkwijze.
Workflows kun je aanmaken en beheren via Instellingen > Workflow > Workflow definities. Een Workflow zou dan bijvoorbeeld kunnen starten op een agendapunt met het type Verkoopgesprek.
Voor de Workflow module hebben wij al verschillende voorbeeld Workflows gemaakt. Via Instellingen > Workflows > Workflow definities vind je rechts in de kantlijn een icoon om de voorbeeld Workflows te importeren.
Er zijn 2 video's beschikbaar
- Het instellen van van Workflow
- Werken met workflows
Ga hier naar de playlist op Youtube met deze video's https://www.youtube.com/playlist?list=PLFJCzUW5WwXg
Of bekijk de video's hieronder:
Uitgebreide uitleg instellen workflows
Zo werkt een workflow
Een workflow is een reeks taken die automatisch wordt gestart door een gebeurtenis in Realworks. Zo'n gebeurtenis heet een trigger. Denk aan een woning die de status In aanmelding krijgt, een afspraak die wordt ingepland of een datum die wordt bereikt.
- Trigger
De gebeurtenis waardoor de workflow start. - Workflowdefinitie
De voorwaarden, planning en vestiging van de workflow. - Workflowtaken
De concrete acties die medewerkers uitvoeren.
Noteer eerst welke gebeurtenis de workflow start, welke stappen nodig zijn, wie verantwoordelijk is en wanneer iedere taak klaar moet zijn.
Een voorbeeld workflow importeren
Realworks bevat standaardworkflows voor onder meer woning verkoop, aankoop, bedrijfsonroerend goed en taxaties. Deze kun je als basis gebruiken en daarna aanpassen aan de werkwijze van je kantoor.
- Ga naar Instellingen › Workflow › Workflowdefinities.
- Kies rechts voor Importeer standaard workflow definities.
- Selecteer de gewenste workflow en importeer deze.
- Open de geïmporteerde workflow om de instellingen en taken te controleren.
Een geïmporteerde workflow is nog niet actief
Gebruik het filter "Alles" of "Alleen inactief" om de workflow terug te vinden. Activeer hem pas nadat alle instellingen zijn gecontroleerd.
De importfunctie staat in het rechtermenu van het overzicht met workflowdefinities.
De workflowdefinitie instellen
In de workflowdefinitie leg je vast wanneer de workflow mag starten en voor welke vestiging of medewerker hij geldt. Controleer eerst de naam en het type trigger. Stel daarna de voorwaarden in.
- Inactief: vink dit uit om de workflow te activeren.
- Vestiging: bepaalt binnen welke vestiging de workflow wordt gebruikt.
- Medewerker: beperkt de workflow eventueel tot één medewerker.
- Alleen bij trigger: geeft de basisvoorwaarde voor de start aan.
Voorbeeld van een workflow die start door een wijziging bij een woning
Voorbeeld van een workflow die start vanuit een agendapunt.
Sla je de definitie inactief op?
Dan blijven ook de onderliggende workflowtaken inactief. Controleer daarom zowel de definitie als de afzonderlijke taken voordat je de workflow in gebruik neemt.
Stap 3:
Het startmoment bepalen
Het startmoment bepaalt met welke datum Realworks de taken aanmaakt. De mogelijkheden hangen af van het gekozen type trigger.
Moet een taak vóór een afspraak klaar zijn? Kies dan een startmoment vóór de gebeurtenis en test met een proefafspraak of de geplande datum klopt.
| Instelling | Betekenis |
|---|---|
| Activatievraag | Start automatisch, of vraag de gebruiker eerst om bevestiging. |
| Moment | Start vóór, op of na de datum van het agendapunt of object. |
| Tijdverschuiving | Tel dagen, uren of minuten op bij het trigger-moment. |
| Projectkoppeling | Gebruik vestiging- of projectvoorwaarden als dat voor de workflow nodig is. |
Stap 4:
Workflowtaken inrichten
Onder de workflowdefinitie staan de taken. Met de plusknop voeg je een taak toe. Het oog-icoon laat zien of een taak inactief is. Geef iedere taak een duidelijke naam.
Omschrijving
Deze is zichtbaar als type taak en ook in de projecthistorieTip: Werk met een nummering waardoor je aan de voorkant goed ziet waar je in het proces bent.
Korte omschrijving
Deze omschrijving zie je direct in je takenlijst
Stap 5
Workflowcontrole: afhankelijkheden en deadlines
Met workflowcontrole bepaal je of een taak zelfstandig start of moet wachten op een eerdere taak. Ook leg je vast of de planning hard of flexibel is.
Vaste tijd = Ja
Harde deadlineDe geplande datum blijft staan, ook als een eerdere taak later wordt afgerond.
Tijd trigger = Nee
Geen doorschuivingDeze taak beïnvloedt de planning van afhankelijke taken niet.
Status = Lopend
Direct beschikbaar. Gebruik dit voor de eerste taak of een taak die zelfstandig mag starten.
Status = Wacht
AfhankelijkDe taak wordt vrijgegeven nadat de gekoppelde eerdere taak gereed is.
Stap 6:
Taakgegevens invullen
Bij de taakgegevens bepaal je wanneer de taak klaar moet zijn en welke informatie de medewerker nodig heeft. Houd de instructie kort en concreet.
- Toegangsniveau: bepaalt wie/ welke personen met dit inzagerecht de taak mag bekijken.
- Gereed binnen: de cumulatieve doorlooptijd vanaf de trigger.
- Escalatie na: markeert de taak eerst oranje en later rood.
Stel Escalatie na korter in dan Gereed binnen.
De taakgegevens combineren planning, zichtbaarheid en de werkinstructie.
In het tekstveld plaats je een werkinstructie/ opsomming van de subtaken.
De taak aan de juiste persoon toekennen
De toekenning bepaalt bij wie de taak in de takenlijst verschijnt.
| Toekenning | Gebruik wanneer |
|---|---|
| Rol | Kies hier accountmanager of eigenaar. Start de workflow vanuit de agenda, dan is de accountmanager degene die de afspraak doet en de eigenaar is degene die de afspraak heeft ingepland. Start een worklflow vanuit een project, dan is de accountmanager degene die gekoppeld is als accountmanager aan het project. |
| Medewerker | Moet de taak altijd bij een vaste medewerker komen, dan kan je deze hier koppelen. Je kan bijvoorbeeld ook een medewerker aanmaken en gebruiken als groep. Bijvoorbeeld de groep "Binnendienst". Dit kan als je 1 vestiging hebt. Bij meerdere vestigingen kies je voor "Functie". |
| Functie | Je kan een taak toekennen op basis van Functie. Deze moet wel uniek zijn, of uniek per vestiging. Bij meerdere vestigingen kun je bijv. "Binnendienst vestiging 1" en "Binnendienst vestiging 2" aanmaken gekoppeld aan de juiste vestiging en dan dezelfde functie geven. In combinatie met Vestiging komt de taak bij de juiste binnendienst terecht. |
| Vestiging | Hier kies je of er gekeken moet worden naar de vesting van het project/relatie of altijd toegekend aan een specifieke vestiging. In combinatie met functie kan je ervoor zorgen dat deze bij de juiste persoon of groep komt te staan. |
Kies bij voorkeur een rol of functie als de verantwoordelijke per dossier kan verschillen.
- Een duidelijke klantactie
- Een begrijpelijke deadline
- Praktische informatie zonder interne notities
- Interne afstemming of taakverdeling
- Privacygevoelige dossierinformatie
- Vakjargon dat voor de klant onduidelijk is
Na het afronden van een taak kan Realworks automatisch een volgende workflow starten of een actie uitvoeren, zoals een document maken, e-mail versturen of sms klaarzetten.
- Kies een vervolgworkflow als een nieuw proces moet starten.
- Kies een taakactie voor een document, e-mail of sms.
- Koppel het juiste sjabloon
Onder Overige zaken koppel je een vervolgworkflow of actie aan de taak.
Cumulatieve planning begrijpen
De termijn Gereed binnen wordt berekend vanaf de oorspronkelijke trigger, niet vanaf de vorige taak. Bij een totale doorlooptijd van tien werkdagen kan de planning er zo uitzien:
Voorbeeld: de woning krijgt de status In aanmelding en de vier taken worden cumulatief gepland.
Direct starten, binnen 4 uur gereed.
Dag 5 Taak 2
Uiterlijk op werkdag 5, binnen 4 uur gereed.
Dag 8 Taak 3
Uiterlijk op werkdag 8 gereed.
Dag 10 Taak 4
Uiterlijk op werkdag 10 gereed.
✓De trigger, status of het agendatype is correct.
✓Vestigingen en medewerkers zijn goed ingesteld.✓De workflowdefinitie en alle benodigde taken zijn actief.
✓De eerste taak staat op Lopend; afhankelijke taken op Wacht.
✓Gereed binnen is cumulatief en logisch opgebouwd.
✓Escalatie na ligt vóór de eindtermijn.
✓Iedere taak komt bij de juiste rol, functie of medewerker.
✓Alleen geschikte klantinformatie is zichtbaar op Move.nl.
✓Sjablonen en vervolgacties zijn getest.
Samen met een consultant inrichten? Stuur een bericht naar consultancy@realworks.nl en wij nemen contact met je op.