Hoe kan ik een Workflow via Realworks laten werken?

Het Realworks pakket kan worden uitgebreid met een Workflowmodule. Een Workflow is een verzameling taken. Deze taken kunnen uitgebreid worden met templates voor E-mail of Documenten. En kunnen heel nauwkeurig worden ingericht zodat ze op het juiste moment bij de juiste persoon terecht komen. Hieronder volgt een korte introductie aan de hand van een praktijkvoorbeeld. Bij afnemen van de Workflow worden diverse voorbeeld Workflows geleverd. En er is een handleiding voor en een E-learning. Uiteindelijk is elke Workflow een stukje maatwerk dat aansluit bij je werkwijze.

Workflows kun je aanmaken en beheren via Instellingen > Workflow > Workflow definities. Een Workflow zou dan bijvoorbeeld kunnen starten op een agendapunt met het type Verkoopgesprek.

En in deze Workflow gaan we nu een taak maken waarmee een week later wordt gevraagd om een opvolging op dat gesprek. We leggen vast wat de taak Korte omschrijving moet worden. En in het tekstvak Omschrijving zetten we templatecodes waarmee gegevens van die afspraak worden overgenomen naar de taak. Bij het openen van de taak wil je immers niet op zoek moeten naar de bijbehorende afspraak. Dus de gewenste informatie wordt gewoon overgenomen. In de andere tabbladen, kun je vervolgtaken opgeven, een toekenning, maar ook een document of E-mail template. En ook kan aan de hand van de afhandeling van deze taak een volgende stap worden bepaald: Taak op Geannuleerd dan niks doen of de taak op Gereed en dan start de Workflow: Verkooptraject starten.

Via deze link vind je ook de webinar over de Workflow module.