Digitaal ondertekenen via de koopovereenkomst wizard

• Vidua: allerhoogste juridische betrouwbaarheidsniveau dat gelijk staat aan een natte handtekening. Hiervoor moet de makelaar Vidua in de marketplace afnemen, de klant zich bij Vidua registreren en in zich Move.nl met Vidua identificeren.
• iDIN: gemiddeld, maar in de Nederlandse vastgoed gebruikelijk, betrouwbaarheidsniveau. Hiervoor moet de klant een bankrekening hebben bij een bij iDIN aangesloten bank.
• SMS-Tan: laagste veiligheidsniveau. Hiervoor moet de klant een eigen gecontroleerd mobiel nummer hebben.
  
  

1. Een actief Move.nl-dossier hebben met eigen email adres
2. Identiteitscontrole hebben afgerond. Dit kan op twee manieren:
   
   • Digitaal via Vidua (hoogste verificatieniveau).
   • Fysiek bij de makelaar.
3. Een persoonlijk gecontroleerd telefoonnummer hebben (gebruikt voor TAN-code verificatie).
4. In Move.nl hebben aangegeven of zij een bankrekening hebben bij een aan iDIN aangesloten bank hebben (ja/nee).

Q: Waar ziet de makelaar of alle partijen voldoen aan de eisen?
A: In de koopovereenkomst wizard staat een checklist die laat zien of elke partij klaar is om digitaal te ondertekenen. In deze checklist is ook te zien met welke digitale handtekening de koper of verkoper zal gaan ondertekenen.

Let op: alle partijen moeten in dat geval opnieuw digitaal ondertekenen — de flow begint dus opnieuw bij de eerste verkoper.

A: Zodra de makelaar de flow start:

1. Ontvangt de 1e verkoper een uitnodigingse-mail voor het digitaal ondertekenen.

2. Zodra de 1e verkoper heeft ondertekend ontvangt de 2e verkoper dezelfde uitnodiging.

3. Zodra de 2e verkoper heeft ondertekend ontvangt de 1e koper dezelfde uitnodiging.

4. Dit blijft zo doorgaan tot alle partijen hebben ondertekend.

Onderaan dit artikel zijn enkele screenshots te zien die aantonen hoe het tekenproces in zijn werk gaat via Zynyo

Q: Wat gebeurt er als één partij niet tekent?
A: Dan kan de koopovereenkomst niet worden afgerond. De makelaar kan de flow opnieuw starten met een nieuwe versie of een nieuwe vervaldatum.

A: Het ondertekende document wordt automatisch:

• Vrijgegeven in de gekoppelde Move.nl-dossiers.

• Opgeslagen bij de correspondentie van het object in de makelaarsomgeving.

• Gedeeld met de notaris via Move.nl

A: Bij een digitale handtekening is het niet altijd mogelijk, of eenvoudig, om te zien wie er getekend heeft. Daarom levert Zynyo een apart document waarin in detail staat wie op welke manier en wanneer hun handtekening hebben gezet. 

Q: Wat deel ik met de notaris of hypotheekadviseur? 

A: Deel altijd de getekende koopovereenkomst samen met het bijbehorende ondertekenrapport. Beide zijn nodig om te kunnen zien wie heeft ondertekend en met wat voor digitale handtekening.

A: Bij online ondertekenen wordt de identiteit van de ondertekenaar technisch geverifieerd via de gekozen ondertekenmethode. Deze verificatie controleert of iemand bevoegd is om te tekenen, maar niet of ook de juiste persoon tekent. Er wordt namelijk niet gecontroleerd of de persoonsgegevens in het CRM overeenkomen met de persoonsgevens die bij de verificatiemethode gedeeld worden. Net als bij fysiek ondertekenen met pen en papier blijft het daarom de verantwoordelijkheid van de makelaar om te controleren of de juiste personen hebben ondertekend. Deze controle vindt plaats met behulp van het ondertekenrapport. 

A: Zodra een document in de status “Gepubliceerd ter goedkeuring” of “Ondertekenen” staat, worden deze tabs geblokkeerd. Dit voorkomt dat de inhoud wijzigt terwijl partijen al naar een officiële versie kijken. Zo is altijd duidelijk welke versie op dat moment geldig is.

Q: Hoe kan ik toch wijzigingen doorvoeren in de koopovereenkomst?
A: Om wijzigingen te maken moet de makelaar:

1. De ondertekenflow stopzetten door het document in te trekken.

2. Ook het goedgekeurde concept intrekken.

3. Pas als beide documenten ingetrokken zijn, worden de tabs weer vrijgegeven en kunnen wijzigingen in de wizard worden gedaan.
   
   

Tip voor makelaars: Communiceer duidelijk met partijen waarom een document is ingetrokken, zodat zij weten dat er een nieuwe versie volgt.

A: Dan moet de makelaar het document intrekken en opnieuw publiceren. Alleen zo wordt de juiste informatie meegenomen in de overeenkomst.

Q: Wat als een partij een concept afwijst in MOVE?
A: Dan wordt de overeenkomst automatisch als “niet akkoord” gemarkeerd. De makelaar moet het document intrekken, wijzigingen doorvoeren en de flow opnieuw starten.

Q: Kan een partij alsnog handmatig tekenen als digitaal ondertekenen niet lukt?
A: Ja. In dat geval kan de makelaar de koopovereenkomst uitprinten, nat laten ondertekenen, en het document daarna uploaden en markeren als ondertekend.

• Ondersteuning voor meer dan 2 kopers en 2 verkopers.

• Uitbreiding met gevolmachtigden/derde partijen.

• Getekende koopovereenkomst automatisch delen met notaris.

Q: Hoe ziet het tekenen er via Zynyo uit?

A: Zie de screenshots hieronder:

Als eerste zal de klant een e-mail ontvangen van Zynyo met een link via waar ze dan uitkomen in dit volgende scherm. Normaliter staan er NAW gegevens in, maar voor het voorbeeld hebben wij deze weggehaald.

1: In bovenstaande screenshot is te zien hoe het eerste scherm eruit ziet, hier kan de klant de koopovereenkomst nogmaal doornemen en dan het tekenen beginnen.

2: Nadat ze op Volgende hebben geklikt komen ze uit in dit scherm. Hier kiezen ze dan weeral voor volgende.

3: In deze screenshot begint de eerste verificatie, namelijk een SMS code versturen. Hier wordt dan een TAN code verzonden naar het eerder geverifieerde 06 nummer en hiermee kan dan het document worden ingezien.

4: Nadat het 06 nummer middels TAN-code is geverifieerd komt het volgende scherm in beeld. Er zijn 3 mogelijkheden: Met Vidua, met iDIN of met SMS-Tan. In dit voorbeeld gaan we uit van ondertekening met iDIN.

5: Nadat ze een bank hebben gekozen kunnen ze beginnen met de iDIN identificatie. 

6: In dit scherm kunnen ze weer bevestigen.

7: In dit scherm komt een welbekende QR code in beeld. Deze kan met de mobiele telefoon gescand worden en dan wordt de bank app op de mobiele app geopend om een verificatie te doen.

8: In deze laatste screenshot is de bevestiging te zien dat de klant heeft getekend. Hierop zal het dan naar de volgende klant verzonden worden ter ondertekening.