Digitaal ondertekenen via de koopovereenkomst wizard
Mick
Laatste update 7 dagen geleden
Q: Wat is de nieuwe functionaliteit ‘Digitaal ondertekenen’?
A: Met de koopovereenkomst wizard kunnen makelaars nu overeenkomsten digitaal laten ondertekenen door koper(s) en verkoper(s). Dit proces verloopt veilig via MOVE en voldoet aan de juridische vereisten.
Q: Voor welke situaties is digitaal ondertekenen beschikbaar?
A: Op dit moment kan de functionaliteit alleen gebruikt worden als er maximaal 2 kopers en 2 verkopers betrokken zijn, zonder gevolmachtigden of andere derde partijen. Dit komt doordat er nu nog maar maximaal 2 MOVE-dossiers per rol kunnen worden geactiveerd. Deze beperking is tijdelijk; uitbreiding volgt in een latere release.
Q: Wat moet een koper of verkoper geregeld hebben om digitaal te kunnen ondertekenen?
A: Elke partij moet:
Een actief MOVE-dossier hebben.
Identiteitscontrole hebben afgerond. Dit kan op twee manieren:
Digitaal via Vidua (hoogste verificatieniveau).
Fysiek bij de makelaar.
Een gecontroleerd telefoonnummer hebben (gebruikt voor TAN-code verificatie).
In MOVE hebben aangegeven of zij een IDIN-bankaccount hebben (ja/nee).
Q: Waar ziet de makelaar of alle partijen voldoen aan de eisen?
A: In de koopovereenkomst wizard staat een checklist die laat zien of elke partij klaar is om digitaal te ondertekenen.
Q: Wat betekent de tijdslimiet van 30 dagen voor digitaal ondertekenen?
A: Een digitale ondertekensessie is 30 dagen geldig vanaf het moment dat deze wordt gestart. Na deze periode verloopt de sessie automatisch en kunnen partijen niet meer via de link ondertekenen.
Om verder te gaan, moet de ondertekensessie eerst worden ingetrokken en daarna opnieuw worden gestart.
Let op: alle partijen moeten in dat geval opnieuw digitaal ondertekenen — de flow begint dus opnieuw bij de eerste verkoper.
Tip: Start de ondertekenflow pas wanneer alle partijen weten dat ze binnen 30 dagen kunnen tekenen.
Q: In welke volgorde tekenen partijen?
A: Zodra de makelaar de flow start:
Ontvangt de 1e verkoper een uitnodigingse-mail voor het digitaal ondertekenen.
Zodra de 1e verkoper heeft ondertekend ontvangt de 2e verkoper dezelfde uitnodiging.
Zodra de 2e verkoper heeft ondertekend ontvangt de 1e koper dezelfde uitnodiging.
Dit blijft zo doorgaan tot alle partijen hebben ondertekend.
Onderaan dit artikel zijn enkele screenshots te zien die aantonen hoe het tekenproces in zijn werk gaat via Zynyo
Q: Wat gebeurt er als één partij niet tekent?
A: Dan kan de koopovereenkomst niet worden afgerond. De makelaar kan de flow opnieuw starten met een nieuwe versie of een nieuwe vervaldatum.
Q: Waar vinden partijen de getekende koopovereenkomst terug?
A: Het ondertekende document wordt automatisch:
Vrijgegeven in de gekoppelde MOVE-dossiers.
Opgeslagen bij de correspondentie van het object in de makelaarsomgeving.
Gedeeld met de gekoppelde notaris, inclusief XML-versie.
Q: Waarom kan ik de tabs ‘Relaties’, ‘Artikelen’ en ‘Eigen clausules’ niet meer aanpassen?
A: Zodra een document in de status “Gepubliceerd ter goedkeuring” of “Ondertekenen” staat, worden deze tabs geblokkeerd. Dit voorkomt dat de inhoud wijzigt terwijl partijen al naar een officiële versie kijken. Zo is altijd duidelijk welke versie op dat moment geldig is.
Q: Hoe kan ik toch wijzigingen doorvoeren in de koopovereenkomst?
A: Om wijzigingen te maken moet de makelaar:
De ondertekenflow stopzetten door het document in te trekken.
Ook het goedgekeurde concept intrekken.
Pas als beide documenten ingetrokken zijn, worden de tabs weer vrijgegeven en kunnen wijzigingen in de wizard worden gedaan.
Tip voor makelaars: Communiceer duidelijk met partijen waarom een document is ingetrokken, zodat zij weten dat er een nieuwe versie volgt.
Q: Wat als de gegevens van een partij (bv. e-mailadres of telefoonnummer) worden gewijzigd nadat de koopovereenkomst is gepubliceerd?
A: Dan moet de makelaar het document intrekken en opnieuw publiceren. Alleen zo wordt de juiste informatie meegenomen in de overeenkomst.
Q: Wat als een partij een concept afwijst in MOVE?
A: Dan wordt de overeenkomst automatisch als “niet akkoord” gemarkeerd. De makelaar moet het document intrekken, wijzigingen doorvoeren en de flow opnieuw starten.
Q: Kan een partij alsnog handmatig tekenen als digitaal ondertekenen niet lukt?
A: Ja. In dat geval kan de makelaar de koopovereenkomst uitprinten, nat laten ondertekenen, en het document daarna uploaden en markeren als ondertekend.
Ondersteuning voor meer dan 2 kopers en 2 verkopers.
Uitbreiding met gevolmachtigden/derde partijen.
Getekende koopovereenkomst automatisch delen met notaris.
Q: Hoe ziet het tekenen er via Zynyo uit?
A: Zie de screenshots hieronder:
Als eerste zal de klant een e-mail ontvangen van Zynyo met een link via waar ze dan uitkomen in dit volgende scherm. Normaliter staan er NAW gegevens in, maar voor het voorbeeld hebben wij deze weggehaald.
1: In bovenstaande screenshot is te zien hoe het eerste scherm eruit ziet, hier kan de klant de koopovereenkomst nogmaal doornemen en dan het tekenen beginnen.
2: Nadat ze op Volgende hebben geklikt komen ze uit in dit scherm. Hier kiezen ze dan weeral voor volgende.
3: In deze screenshot begint de eerste verificatie, namelijk een SMS code versturen. Hier wordt dan een TAN code verzonden naar het eerder geverifieerde 06 nummer en hiermee kan dan het document worden ingezien.
4: Nadat het 06 nummer middels TAN-code is geverifieerd komt het volgende scherm in beeld. Nu kunnen ze middels iDIN een identificatie doen.
5: Nadat ze een bank hebben gekozen kunnen ze beginnen met de iDIN identificatie.
6: In dit scherm kunnen ze weer bevestigen.
7: In dit scherm komt een welbekende QR code in beeld. Deze kan met de mobiele telefoon gescand worden en dan wordt de bank app op de mobiele app geopend om een verificatie te doen.
8: In deze laatste screenshot is de bevestiging te zien dat de klant heeft getekend. Hierop zal het dan naar de volgende klant verzonden worden ter ondertekening.